Her ay hesaplarınıza bakıyorsunuz ama rakamlar neden tutmuyor? Müşteriden farklı bir bakiye geliyor, tedarikçiyle anlaşmazlık çıkıyor. Bunların hepsi tek bir kavramın eksikliğinden kaynaklanabilir: cari mutabakat.
Başlamadan önce kendinizi test edin
Ticari hayatta iki işletme arasında alışveriş gerçekleştiğinde her iki taraf da kendi muhasebe sistemine kayıt tutar. Ancak bu kayıtların birbirini tutması her zaman garanti değildir. Gönderilen fatura işlenmemiş olabilir, yapılan ödeme yanlış dönemde gösterilmiş olabilir ya da iki taraf arasındaki kur farkı hesaplara farklı yansımış olabilir.
Cari mutabakat; iki ticari tarafın (alıcı-satıcı, işletme-banka veya merkez-şube gibi) belirli bir dönem için birbirlerindeki kayıtları karşılaştırarak eşleştirdiği ve doğruladığı resmi bir finansal uzlaşma sürecidir.Basit bir anlatımla: “Senin defterindeki rakamla benim defterindeki rakam aynı mı?” sorusunun cevabını bulmaktır. Aynıysa mutabakat sağlanmış demektir. Farklıysa fark bulunup düzeltilir.
Süreç taraflara ve işletme büyüklüğüne göre değişse de temel adımlar aşağıdaki gibidir:
Genel süreçMutabakat yapılacak dönem belirlenir (aylık, üç aylık veya yıllık olabilir).
Her iki taraf kendi kayıtlarına göre hazırladığı ekstreyi karşı tarafa iletir.
Fatura bazında, tarih sırasına göre eşleştirme yapılır. Tutar, tarih ve vade bilgileri kontrol edilir.
Uyumsuz kayıtlar tespit edilir, nedeni araştırılır (geciken fatura, yanlış dönem, kur farkı vb.).
Mutabık kalınan bakiye yazılı olarak karşılıklı onaylanır. Bu belge hukuki geçerlilik taşır.
İlgili döneme ait banka ekstresi temin edilir.
İşletmenin bankaya kaydettiği tutarlarla banka ekstresindeki tutarlar eşleştirilir.
Henüz banka hesabına geçmemiş işlemler ayrıca not edilir.
Tespit edilen hatalar düzeltme fişiyle muhasebe sistemine işlenir.
Her şubenin merkeze olan borç-alacak durumu listelenir.
Şirket içi işlemler karşılıklı sıfırlanmazsa konsolide bilanço şişer.
Her şube kendi bakiyesini merkez muhasebeyle karşılaştırıp onaylar.
Mutabakat sırasında ortaya çıkan farklılıkların büyük çoğunluğu birkaç temel nedene dayanır. Bunları bilmek, araştırma sürecini kısaltır:
| Fark türü | Açıklama | Çözüm yolu | Risk |
|---|---|---|---|
| Dönem farkı | Fatura bir tarafın Aralık’ına, diğerinin Ocak’ına işlenmiş | Tarih düzeltmesi | Orta |
| Kur farkı | Dövizli işlemlerde kullanılan kur farklı | Kur farkı gider/gelir kaydı | Orta |
| Eksik kayıt | Fatura bir tarafa hiç girilmemiş | Yevmiye kaydı açılır | Yüksek |
| Mükerrer kayıt | Aynı fatura iki kez işlenmiş | Storno kaydı | Yüksek |
| Ödeme gecikmesi | Havale gönderilmiş ama henüz hesaba geçmemiş | Yoldaki ödeme notu | Düşük |
| İskonto/iade farkı | Verilen indirim karşı tarafta farklı işlenmiş | Mutabakat tutanağıyla düzeltme | Orta |
Cari mutabakat, küçümsenen ama ihmal edildiğinde ciddi sorunlara yol açan bir finansal disiplin unsurudur. Ayda bir kez bile yapılsa, işletme kayıtlarındaki hatalar birikmeden tespit edilebilir, tedarikçi ve müşteri ilişkileri sağlıklı tutulabilir, vergi ve hukuki riskler minimize edilebilir.
Her ay aynı müşteriye aynı tutarı faturalandırıyorsunuz. Geçen ay unuttunuz, müşteri de söylemedi. Ay sonunda fark ettiniz, bir ay geç kesti. Banka hesabı bekliyor, siz ise hâlâ “bu ayın faturasını kestim mi?” diye…
4 dk okuma ›Teklif hazırlama programı ile 5 dakikada profesyonel teklif oluşturun. Hazır şablonlar, otomatik hesaplama ve tek tıkla faturaya dönüştürme. Argist ile teklif sürecinizi hızlandırın.
4 dk okuma ›Stok takip programı nedir ve işletmenize ne katar? Anlaşılır stok yönetimi için rehber. Argist ile kolayca başlayın.
4 dk okuma ›Kredi kartı gerekmez. Kurulum yok. Sadece bir hesap oluşturun ve satışa başlayın.