E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan fatura türüdür. E-arşiv sistemi, e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara elektronik ortamda fatura düzenleme imkanı sunar.
Yani, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan müşterilere, kağıt fatura yerine e-posta yoluyla gönderilebilecek dijital faturalar oluşturulabilir.
Bu sayede fatura basımı, kargolama ve arşivleme gibi zahmetli işler ortadan kalkar.
E-arşiv fatura kesmek, günümüzde oldukça kolaydır ve birkaç dakikalık bir işlemle tamamlanabilir. Fatura kesmek için öncelikle GİB onaylı bir özel entegratör ya da bir ön muhasebe veya satış yönetimi yazılımı kullanılmalıdır.
E-arşiv fatura kesme süreci genel olarak şu adımları içerir:
Entegratör veya yazılım seçimi: İlk olarak e-arşiv sistemine entegre çalışan bir yazılım tercih edilmelidir. Örneğin: Argist.com
Müşteri bilgileri girilir: Ad, soyad/unvan, vergi numarası veya TC kimlik numarası gibi temel bilgiler girilir.
Ürün/hizmet bilgileri girilir: Satılan ürün ya da verilen hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı belirtilir.
Fatura kesilir: Tüm bilgiler kontrol edildikten sonra fatura elektronik olarak oluşturulur.
Gönderim yapılır: Fatura, PDF formatında alıcının e-posta adresine gönderilir ve sistem üzerinde saklanır.
Argist E-Arşiv faturayı keşfetmek için tıklayınız
Oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
Eğer bir muhasebe programı kullanıyorsanız, sistemin “e-arşiv fatura” modülüne giriş yapın.
“Yeni fatura oluştur” seçeneğini tıklayın.
Alıcının bilgilerini (adı, vergi numarası veya TC kimlik numarası, adres, e-posta) girin.
Ürün veya hizmet detaylarını yazın.
Fatura tarihini, ödeme tipini ve varsa notlarınızı ekleyin.
“Fatura oluştur” dediğinizde, sistem e-arşiv faturanızı otomatik olarak GİB standartlarına uygun şekilde düzenler.
PDF çıktısını sistemden alabilir veya doğrudan müşteriye e-posta ile gönderebilirsiniz.
Not: E-arşiv faturalar en az 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanmalıdır. Bu işlem de yazılımınız tarafından otomatik yapılabilir.
Argist E-Arşiv
Her ay aynı müşteriye aynı tutarı faturalandırıyorsunuz. Geçen ay unuttunuz, müşteri de söylemedi. Ay sonunda fark ettiniz, bir ay geç kesti. Banka hesabı bekliyor, siz ise hâlâ “bu ayın faturasını kestim mi?” diye…
4 dk okuma ›Teklif hazırlama programı ile 5 dakikada profesyonel teklif oluşturun. Hazır şablonlar, otomatik hesaplama ve tek tıkla faturaya dönüştürme. Argist ile teklif sürecinizi hızlandırın.
4 dk okuma ›Stok takip programı nedir ve işletmenize ne katar? Anlaşılır stok yönetimi için rehber. Argist ile kolayca başlayın.
4 dk okuma ›Kredi kartı gerekmez. Kurulum yok. Sadece bir hesap oluşturun ve satışa başlayın.